町内会の本 第6章
町内会の総会は、年に一度ほど開かれることの多い集まりです。案内が届いても、仕事や家の用事で行けない日もあります。行かないと決めたときに、何を出しておけばよいのかは意外と知られていません。ここでは総会で何が決まるのか、欠席するときの委任状をどう書くのかを整理します。
総会は、町内会でいちばん大きな決めごとをする場です。前の年度の決算と活動の報告、新しい年度の予算と活動計画がよく議題に上がります。役員の選出や会費の額、規約の変更が話し合われることもあります。何を総会で決めるかは、それぞれの町内会の規約に書かれています。
欠席するときの意思の伝え方には、大きく二つあります。一つは委任状で、代理人に表決を任せる方法です。当日の話し合いを聞いたうえで、代理人が賛否を決めます。もう一つは書面表決で、議案ごとに自分で賛成か反対かを紙に書いて出す方法です。案内に両方の用紙が付いてくる町内会もあれば、片方だけの町内会もあります。
法律に定めがあるのは、市町村長の認可を受けた認可地縁団体の場合です。地方自治法第260条の18では、認可地縁団体の各構成員の表決権は平等とされています。総会に出席しない構成員は、書面で、または代理人によって表決をすることができます。規約か総会の決議があれば、書面に代えて電磁的方法で表決することもできます。ただし、これらの規定は規約に別段の定めがある場合には適用されません。認可地縁団体であっても、まず規約を確かめるのが確実です。
認可地縁団体ではない町内会や自治会では、この条文がそのまま当てはまるとは限りません。欠席したときの扱いは規約次第です。案内文や規約に書かれた方法に従いましょう。
誰に委任するかも、規約や案内によって変わります。同じ世帯の家族や班長、会長などの役員に任せる例がよく見られます。代理人になれる人の範囲を規約で決めている町内会もあります。迷ったときは、班長に一言たずねておくと安心です。
委任状は、案内に様式が付いていればそれを使います。付いていない場合は、次のような形で書けば用件は伝わります。
【記入例】委任状
「委任状
○○町内会 会長 ＿＿＿＿ 様
私は、＿＿年＿＿月＿＿日に開催される○○町内会の総会に出席できないため、下記の者を代理人と定め、総会での表決を委任します。
代理人 住所：＿＿＿＿＿＿ 氏名：＿＿＿＿＿＿
記入日：＿＿年＿＿月＿＿日
住所（班・号）：＿＿＿＿＿＿
氏名：＿＿＿＿＿＿」
代理人の欄を空けたまま出すと、誰が表決するのかが分からなくなります。名前を書く前に、引き受けてもらえるかを本人に確かめておくと丁寧です。
総会の案内には、議案書や前年度の決算書が同封されていることがあります。欠席する場合でも、ひととおり目を通しておくと賛否を考える材料になります。書面表決を出すときは、議案ごとの賛否の欄に書き漏れがないかを見直しておきましょう。委任状を出す場合も、気になる議案があれば代理人に前もって伝えておくと安心です。
総会には、会議が成り立つために必要な出席者の数として、定足数が決められていることがあります。委任状や書面表決を出した人を出席者として数えるかどうかは、規約の定めによります。提出の期限を過ぎると数に入らないこともあるため、締め切りまでに班長や役員へ届けましょう。
総会に行かないことは、町内会に関わらないという意味ではありません。委任状や書面表決を一枚出すだけで、自分の一票はきちんと町内会に届きます。行けない年は紙で参加し、行ける年には顔を出してみる。そのくらいの付き合い方で十分です。
参考：e-Gov 法令検索「地方自治法」（第260条の18）